[HCM] Admin Executive

MÔ TẢ CÔNG VIỆC:

1. Cung cấp dịch vụ hành chính cho Văn phòng và Hệ thống cửa hàng:

  • Thực hiện công tác hậu cần cho các dịp khai trương cửa hàng, chúc mừng đối tác, sự kiện của công ty,…
  • Tiếp nhận và phản hồi thông tin với đại diện quản lý tòa nhà đảm bảo thông tin được thông suốt và xử lý kịp thời.
  • Kiểm soát nhu cầu sử dụng văn phòng phẩm để lên kế hoạch đề xuất mua và cấp phát sử dụng.
  • Quản lý tồn kho và cấp phát đồng phục cho nhân viên văn phòng và hệ thống cửa hàng.
  • Công tác ký nhận bàn giao nhân viên cũ và welcome nhân viên mới.
  • Tiếp nhận, xử lý hàng lỗi, date, dị ứng..từ kho, tổ chức các đợt sale nội bộ  (nếu có) và out tồn.

2. Thực hiện đề xuất và thanh toán các khoản chi phí sử dụng dịnh vụ hành chính cung cấp:

  • Thực hiện đề xuất và thanh toán các chi phí thực hiện cho công tác hậu cần của bộ phận hành chính và thực hiện báo cáo theo định kỳ.
  • Thực hiện đề xuất và thanh toán định kỳ cho dịch vụ cấp phát sử dụng văn phòng phẩm cho Văn phòng và Hệ thống cửa hàng.
  • Thực hiện thanh toán phí vệ sinh môi trường cho các roadshop thuộc hệ thống cửa hàng.

3. Cung cấp dịch vụ lễ tân:

  • Tiếp nhận bưu phẩm, dịch vụ chuyển fax nhanh, cuộc gọi đến và chuyển đến phòng ban phù hợp.
  • Kiểm soát lịch book phòng họp, đảm bảo 5S, điện/ máy lạnh phòng họp hàng ngày.
  • Sắp xếp phòng họp cho các buổi họp, hội thảo, đón khách, tiếp khách (nếu có).
  • Kiểm soát việc cấp phát namecard cho đối tượng được quy định và đối tượng có nhu cầu để phục vụ trong việc kết nối, quan hệ với đối tác.

4. Các công việc phát sinh khác

YÊU CẦU CÔNG VIỆC:

  • Trình độ: Tốt nghiệp từ Cao Đẳng – Đại học
  • Ngoại ngữ: Tiếng Anh giao tiếp cơ bản
  • Sử dụng Word & Excel khá (Bắt buộc)
  • Có ít nhất 1 năm kinh nghiệm ở vị trí Nhân viên Hành chính.
  • Kỹ năng soạn thảo văn bản và hợp đồng dịch vụ.
  • Hiểu về 5S, làm việc theo quy trình.
  • Có khả năng xây dựng và duy trì tốt các mối quan hệ đối tác bên ngoài tổ chức.
  • Am hiểu các quy trình, thủ tục hành chính trong quản lý doanh nghiệp.

PHÚC LỢI:

  • Chính sách mua hàng nội bộ giá ưu đãi (tất cả Thương hiệu – HSV Group) dành cho toàn bộ nhân viên Công ty.
  • Tham gia các hoạt động gắn kết nội bộ: Team Building, YEP,…
  • Được đầy đủ các chế độ về BHXH, BHYT, BHTN,…
  • Chính sách Bảo hiểm Chăm sóc sức khỏe cho nhân viên và người thân phụ thuộc.
  • Quà tặng các dịp sinh nhật, trung thu, ốm đau, hiếu hỉ, thai sản, du lịch hàng năm.
  • Chính sách nghỉ phép ngày sinh nhật.
Job Category: Admin administrative receptionist
Job Type: Full Time
Job Location: Hồ Chí Minh
Job Date: July - 2025

Apply for this position

Allowed Type(s): .pdf, .doc, .docx