[HCM] Assistant to CEO

Phúc Lợi

Mô Tả Công Việc

1. Tổ chức họp và theo dõi kế hoạch hành động sau họp:

– Đặt lịch hẹn với khách hàng, đối tác và các khối/phòng ban

– Kết nối các thành phần tham dự, chuẩn bị trước nội dung cho buổi họp

– Chuẩn bị tài liệu, thu thập thông tin cần thiết theo yêu cầu của Tổng Giám Đốc

– Tham gia họp và hoàn thành biên bản các cuộc họp

– Theo dõi đôn đốc đảm bảo các hành động được thống nhất trong các buổi họp được triển khai và hoàn tất thực hiện.”                                    

2. Thực hiện các công việc hành chính, văn thư:

– Sắp xếp lịch làm việc, lịch công tác của Tổng Giám đốc (TGĐ).

– Tiếp nhận và kiểm tra công văn, hồ sơ, tài liệu từ các khối/phòng ban trước khi trình duyệt Tổng Giám Đốc đảm bảo tuân thủ quy trình/quy định và tính phù hợp của hồ sơ trình duyệt

– Phối hợp với bộ phận Hành chính xử lý và theo dõi việc đặt vé máy bay, khách sạn, thanh toán các chi phí tiếp khách, các dịch vụ nước uống, trái cây, ..).

– Quản lý công văn, soạn thảo và in ấn các văn bản theo yêu cầu của cấp trên

– Chuẩn bị, trao quà tặng cho đối tác khách hàng khi được yêu cầu

– Tương tác giao dịch với đối tác, khách hàng theo đề nghị của Tổng Giám đốc.”                                          

3. Hỗ trợ hoạt động kinh doanh:

– Thu thập và tổng hợp các dữ liệu báo cáo từ các Phòng ban , tiếp nhận, xử lý và báo cáo các thông tin từ bên ngoài như: điện thoại, thư tín, email…

– Tổng hợp kết quả thực hiện của các phòng ban căn cứ theo chỉ đạo/triển khai của Tổng giám đốc

– Thay mặt Tổng Giám đốc đi kiểm tra một số hoạt động tại Hệ thống cửa hàng

– Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu từ cấp quản lý.”                                   

4. Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu từ Tổng Giám Đốc 

Yêu Cầu Công Việc

1. Kiến thức:                                                               

– Trình độ:  Tốt nghiệp CĐ/ Đại học chuyên ngành Ngoại thương, QTKD Quốc tế, Thương mại, Tiếng Anh thương mại (ưu tiên có chứng chỉ nghề thư ký, quản trị văn phòng)

– Ngoại ngữ: Thành thạo 4 kỹ năng: nghe, nói, đọc, viết

– Vi tính:  Sử dụng thành thạo các công cụ vi tính văn phòng: Word, Excel, Powerpoint                               

2. Năng lực chuyên môn:                                                                      

– Đọc hiểu được data

– Làm các file present tốt, nhanh

– Kỷ luật cao và có 1 cách thức giao tiếp khéo léo cho việc follow nhắc/push HODs cho các kế hoạch công việc CEO yêu cầu

– Thành thục các ứng dụng quản lí theo dõi task công việc

– Khả năng dịch thuật tài liệu và phiên dịch phục vụ cho các cuộc họp

– Có khả năng sắp xếp, tổ chức, điều phối và quản lý dự án và các công việc giữa các phòng ban”                    

3. Kinh nghiệm:                                                                        

– Có kinh nghiệm làm việc thường xuyên ít nhất 2 năm và đã từng làm vị trí trợ lý/thư ký với thời gian gắn kết từ 2 năm trở lên đối với mỗi Công ty.

– Có kinh nghiệm hành chính, văn thư.”                                                           

4. Kỹ năng bổ trợ:                                                                    

– Tinh thần trách nhiệm, chi tiết, chu đáo trong công việc

– Có khả năng chịu được áp lực và yêu cầu tinh tế khi xử lý công việc.

– Khả năng lắng nghe (listening) – Khả năng giải quyết vấn đề (problem solving